¿Cuánto tiempo se invierte en la tramitación de expedientes? ¿Utilizas procedimientos muy diversos? Muchos de los trámites que realiza la Administración Pública en su día a día pueden ser simplificados gracias a las nuevas herramientas tecnológicas, como la gestión procesos. Con ella, podemos movilizar la documentación y agilizar la secuencia de la tramitación administrativa, utilizando la gestión electrónica e incorporando además los valores de la sociedad actual: transparencia, participación e información.
A lo largo de este post vamos a compartir contigo las razones por las que la simplificación y la agilidad en los procedimientos de las AAPP son fundamentales para su eficiencia.
Cuando hablamos de simplificar procedimientos, nos referimos a hacer mucho más sencillo cualquier proceso por el que un órgano toma decisiones sobre iniciativas formuladas por la ciudadanía o el propio organismo. Algunos ejemplos de procedimientos administrativos son: licencias, contratación pública o reclamaciones. Agilizar trámites, por su parte, significa aumentar la rapidez con que se realiza el paso sucesivo para solucionar un asunto con un bajo consumo de recursos (intervención humana).
Ahora que ya tenemos claro en qué consiste cada una de estas acciones, vamos a ver por qué simplificar y agilizar son fundamentales para la actividad de las Administraciones Públicas:
Durante la década de los noventa, la transformación de las Administraciones Públicas estuvo orientada a la aplicación de medios técnicos para la gestión administrativa. El objetivo era agilizar y reducir las cargas de trabajo que generaban los trámites en relación con la ciudadanía.
Sin embargo, con el paso de los años, “se ha demostrado que la aplicación de medios tecnológicos y de tramitación electrónica de los procedimientos administrativos, es idónea para aportar mejoras en los propios procedimientos. No obstante, dicha aplicación no debe ser el origen y el final de la simplificación administrativa”, como indica el Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía.
En la actualidad, la Administración Pública puede simplificar los procedimientos y agilizar los trámites fácilmente con las nuevas tecnologías, así como optimizar los tiempos de trabajo para hacer que sus procesos administrativos sean meros trámites que requieren poca atención. El reto más difícil es logar un correcto equilibrio entre la seguridad de la tramitación y la agilidad de tramitación.
Hemos hecho un recopilatorio de algunas noticias que reflejan las iniciativas que se han llevado a cabo en los últimos años por parte de las AAPP para agilizar sus trámites:
Algunas incorporaciones como la gestión por procesos, tanto estructurada como no estructurada, está ganando cada vez más adeptos y su tecnología es cada vez más potente e integradora. En 2002 ya veíamos titulares como La Administración Pública debe integrar conceptos CRM para mejorar el servicio reduciendo los costes. En la actualidad, se sigue trabajando para desarrollar sistemas más eficientes que ponen al ciudadano en el centro de las AAPP, integrando entre sí las áreas funcionales, tradicionalmente muy aisladas (concepto de silo).
El conjunto de soluciones desarrolladas para la gestión del sector público en los últimos años está conduciendo a los ayuntamientos y otras instituciones hacia un enfoque mucho más moderno y ambicioso. Son planteamientos basados en la transparencia y la incorporación de mecanismos para que los administrados inicien trámites y realicen el seguimiento de forma remota.
Como consecuencia, se está facilitando la accesibilidad del ciudadano a los trámites, otorgando mayor poder sobre los procedimientos y las AAPP están haciendo posible la gestión integrada de la información.
Aunque todas las mejoras de las que hemos hablado a lo largo de este post van enfocadas a la gestión interna de la Administración Pública, existen otros ámbitos en los que se está innovando, hasta el punto de crear un auténtico territorio digital.