¿Cuánto tiempo se invierte en la tramitación de expedientes? ¿Utilizas procedimientos muy diversos? Muchos de los trámites que realiza la Administración Pública en su día a día pueden ser simplificados gracias a las nuevas herramientas tecnológicas, como la gestión procesos. Con ella, podemos movilizar la documentación y agilizar la secuencia de la tramitación administrativa, utilizando la gestión electrónica e incorporando además los valores de la sociedad actual: transparencia, participación e información.
A lo largo de este post vamos a compartir contigo las razones por las que la simplificación y la agilidad en los procedimientos de las AAPP son fundamentales para su eficiencia.
¿Qué significa simplificar procedimientos y agilizar trámites?
Cuando hablamos de simplificar procedimientos, nos referimos a hacer mucho más sencillo cualquier proceso por el que un órgano toma decisiones sobre iniciativas formuladas por la ciudadanía o el propio organismo. Algunos ejemplos de procedimientos administrativos son: licencias, contratación pública o reclamaciones. Agilizar trámites, por su parte, significa aumentar la rapidez con que se realiza el paso sucesivo para solucionar un asunto con un bajo consumo de recursos (intervención humana).
Razones por las que simplificar procedimientos y agilizar trámites
Ahora que ya tenemos claro en qué consiste cada una de estas acciones, vamos a ver por qué simplificar y agilizar son fundamentales para la actividad de las Administraciones Públicas:
- Disminución de costes: Reducen el número de trámites y el tiempo invertido en ellos.
- Agilidad: Los procedimientos son mucho más rápidos.
- Disminución en el consumo de recursos: Reducen las cargas correspondientes, los costes y los desplazamientos.
- Mejora de imagen: Impulsa la innovación y mejora el servicio ofrecido al ciudadano.
- Mejora la atención ciudadana: atiende mejor y más rápido las peticiones de los ciudadanos y empresas.
- Mejora de organización de los procesos: Optimización de los tiempos de trabajo y la detección de cuellos de botella permite agilizar el rendimiento de la maquinaria administrativa.
- Eliminación de las limitaciones espaciales por multisede, pedanías,…
- Mayor seguimiento y seguridad en los procesos.
Durante la década de los noventa, la transformación de las Administraciones Públicas estuvo orientada a la aplicación de medios técnicos para la gestión administrativa. El objetivo era agilizar y reducir las cargas de trabajo que generaban los trámites en relación con la ciudadanía.
Sin embargo, con el paso de los años, “se ha demostrado que la aplicación de medios tecnológicos y de tramitación electrónica de los procedimientos administrativos, es idónea para aportar mejoras en los propios procedimientos. No obstante, dicha aplicación no debe ser el origen y el final de la simplificación administrativa”, como indica el Manual de simplificación administrativa y agilización de trámites de la Junta de Andalucía.
En la actualidad, la Administración Pública puede simplificar los procedimientos y agilizar los trámites fácilmente con las nuevas tecnologías, así como optimizar los tiempos de trabajo para hacer que sus procesos administrativos sean meros trámites que requieren poca atención. El reto más difícil es logar un correcto equilibrio entre la seguridad de la tramitación y la agilidad de tramitación.
Iniciativas para agilizar los trámites de la Administración Pública
Hemos hecho un recopilatorio de algunas noticias que reflejan las iniciativas que se han llevado a cabo en los últimos años por parte de las AAPP para agilizar sus trámites:
- Se sustituye el actual sistema de acceso electrónico en la red basada en la obtención de un certificado de firma electrónica por un sistema de claves concertadas (Iberley).
- Hacienda desarrollará una ‘carpeta ciudadana’ para agilizar trámites (Hoy).
- Más fácil: se ‘simplifican’ los trámites para obtener la tarjeta sanitaria europea en Navarra (Navarra.com)
- Los certificados de empadronamiento ya se pueden hacer desde casa (Andalucía Información)
- El Ayuntamiento impulsará medidas para agilizar los trámites administrativos (La Voz de Granada)
Algunas incorporaciones como la gestión por procesos, tanto estructurada como no estructurada, está ganando cada vez más adeptos y su tecnología es cada vez más potente e integradora. En 2002 ya veíamos titulares como La Administración Pública debe integrar conceptos CRM para mejorar el servicio reduciendo los costes. En la actualidad, se sigue trabajando para desarrollar sistemas más eficientes que ponen al ciudadano en el centro de las AAPP, integrando entre sí las áreas funcionales, tradicionalmente muy aisladas (concepto de silo).
Principales conclusiones sobre la simplificación y la agilidad de procesos administrativos
El conjunto de soluciones desarrolladas para la gestión del sector público en los últimos años está conduciendo a los ayuntamientos y otras instituciones hacia un enfoque mucho más moderno y ambicioso. Son planteamientos basados en la transparencia y la incorporación de mecanismos para que los administrados inicien trámites y realicen el seguimiento de forma remota.
Como consecuencia, se está facilitando la accesibilidad del ciudadano a los trámites, otorgando mayor poder sobre los procedimientos y las AAPP están haciendo posible la gestión integrada de la información.
Aunque todas las mejoras de las que hemos hablado a lo largo de este post van enfocadas a la gestión interna de la Administración Pública, existen otros ámbitos en los que se está innovando, hasta el punto de crear un auténtico territorio digital.
