Administración electrónica y gestión inteligente en los ayuntamientos

Publicado por Numenti el 15-oct-2019 2:00:00

Internet es uno de los desarrollos más destacados del siglo XX. Con él, la sociedad ha alterado la manera de realizar la totalidad de sus actividades, lo que no solo ha abierto la puerta de la transformación digital a las empresas, sino también a las administraciones públicas.

Prueba de ello fueron “las primeras iniciativas de reforma de la AAPP empleando las TIC que surgieron en EE. UU con la Government Paperwork Elimination Act de 1998 y el Memorandum on E-Government del presidente Clinton de 1999, que disponía que los 500 formularios más utilizados por los ciudadanos estuvieran disponibles en línea antes del mes de diciembre del año 2000”.  En España, la Agencia Tributaria ha sido una de las más activas en facilitar la gestión de impuestos a empresas y particulares por vía electrónica, incorporando recientemente un portal de entrega electrónica de facturas (SII). En el caso de los ayuntamientos, muchos de ellos ya disponen de registro y gestión de expedientes electrónico.

Este no es más que un breve ejemplo de los orígenes de las TIC en las administraciones. Las posibilidades tecnológicas para mejorar la relación entre la AAPP y la ciudadanía en la actualidad son inmensas y se centran en: la calidad de los servicios públicos, la atención a los ciudadanos, etc. A continuación, queremos contarte qué es la gestión inteligente y con qué herramienta puede lograrse.

¿Te lo vas a perder?

La e-Administración y la gestión inteligente de los ayuntamientos

Los ayuntamientos y el resto de administraciones públicas son los entes que conectan directamente con la población. Por eso, la mejora de la calidad de sus servicios y la adopción de nuevas tecnologías en sus procesos de trabajo influye notablemente en la actividad y en la calidad de su servicio con los ciudadanos.

La gestión inteligente se ha desarrollado como alternativa eficaz a la manera tradicional, y a veces obsoleta, en que las AAPP y empresas han gestionado sus tareas desde antaño. Pero solo es posible con tecnología, con transformación digital y con la plena consciencia del problema o necesidad. Por eso, muchos ayuntamientos están adoptando tecnologías que hacen posible la gestión inteligente.

¿El resultado?

Plataformas potentes y creación de aplicaciones a medida que evitan el “pasar por ventanilla”. Sistemas que disponen de un software usable en cualquier dispositivo y canal ya han sido probados en otros sectores y entornos de producción exigente. Su traslado a la administración pública es la consecuencia más directa de todo este proceso, sus herramientas ayudan a los ayuntamientos en las tareas y en las solicitudes de los ciudadanos.

Resumiendo, la gestión inteligente de los ayuntamientos consiste en la implantación de un sistema o aplicación informática capaz de almacenar toda la información de la AAPP y agilizar y automatizar su tratamiento, gestión, control y su interoperabilidad a través de diferentes canales.

¿Cómo pueden mejorar los ayuntamientos con la administración electrónica?

Si nos paramos a pensar por un momento en las tareas de las AAPP, nos damos cuenta de que están constantemente atendiendo peticiones de los ciudadanos. Bien para tramitar alguna solicitud, bien para hacer alguna sugerencia, o bien para reflejar alguna incidencia (esa farola no da mucha luz, la alcantarilla de mi calle está rota, ese bar hace mucho ruido a altas horas de la noche, el camión de basuras no ha pasado hoy por mi barrio, quiero reservar la pista de tenis, etc.). En cualquier caso, los ayuntamientos deben estar preparados para atender todas las peticiones y responder con la mayor calidad y rapidez posibles.

Desde hace algunos años, todas estas solicitudes ya pueden rellenarse a través de un formulario del portal municipal en algunas poblaciones e incluso entregar documentación, aunque muchos ciudadanos todavía prefieren el desplazamiento a la oficina de atención al público. Sin embargo, imagina que todas estas peticiones pudiesen hacerse simplemente rellenando un formulario y enviándose directamente al personal de atención del ayuntamiento.

Al final, este tipo de herramientas son fáciles de utilizar y contribuyen a la mejora constante de los servicios de atención, ahorrando tiempo y dinero. Basta con recibir las peticiones de los ciudadanos para que el personal del ayuntamiento acepte o rechace la solicitud, la tramite, asigne responsables o haga posibles comentarios al respecto.

Pero esta no es la única posibilidad que ya está en marcha en el mercado. ¿Y las relaciones del ayuntamiento con las empresas que trabajan para el ayuntamiento o con las que realizan actividades que requieren tramitación? ¿Cómo se realizan estos intercambios G2B?

eCiudadano: un producto para la gestión de la ciudadanía

eCiudadano no es solo una producto desarrollado para la gestión inteligente de la Administración Electrónica, sino una plataforma integral compuesta por distintos módulos que permiten gestionar todos los tipos de tramitación y la relación con los ciudadanos. Cuenta con distintos módulos para el registro, la gestión y archivado de expedientes, secretaría, un centro de digitalización, sede electrónica, etc. En definitiva, eCiudadano es la base sobre la que se despliegan  todos estos módulos.

Su principal objetivo es facilitar al máximo la implementación de la administración electrónica e inteligente en las entidades locales, asegurando el mayor rendimiento a la inversión en el mínimo plazo posible. Y aunque todavía muchas AAPP se preguntan qué resuelven este tipo de herramientas, la respuesta es fácil: eCiudadano respeta las inversiones previas realizadas por la AAPP —llevando el concepto de reutilización al máximo— y resuelve la independencia tecnológica y la no invasión desde el punto de vista de los sistemas pre-existentes en la entidad.

Este producto es capaz de adaptarse al entorno del cliente, independientemente de:

  • Sistema Gestor de Bases de Datos
  • Sistema de Gestión Documental
  • Sistema Operativo
  • Entorno Ofimático

Cuenta además con posibilidad de integrarse bidireccionalmente con el sistema de gestión territorial SITMA de Cibernos, como sistema complementario para el almacenamiento y gestión de la información territorial y de las infraestructuras del municipio.

¿Cómo es el gestor eCiudadano?

Partimos de la base de que nuestra plataforma gestiona y ejecuta los procesos de tramitación de expedientes de las AAPP, controlando y monitorizando el estado de las actividades en el flujo de trabajo, como atender las solicitudes de la ciudadanía, registrar los datos, organizar las tareas de los trabajadores, envío de emails, etc.

¿Qué compatibilidad normativa contempla? Desde su origen, eCiudadano ha sido concebido para cumplir con las leyes 39 y 40/2015. Y además, está preparada para SICRES (Sistema de información común de registros de entrada y salida), ENS (Esquema Nacional de Seguridad) y ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad).

¿Cómo estás gestionando las tareas tu ayuntamiento? ¿Y la relación con sus administrados? ¿Y la relación con las empresas? ¿El sistema actual está preparado para escalar? Pregúntanos todas tus dudas sin compromiso.

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