¿Hacia dónde se dirige la AAPP? ¿Cómo está evolucionando la e-Administración? ¿Inviertes mucho tiempo y dinero en tus procesos administrativos? ¿Sigue aplicando el concepto Bitácora en vez de una gestión integral de expedientes?
Es evidente que prepararse para ofrecer un servicio de mayor calidad a los administrados no es un proceso rápido, ni tampoco sencillo, y justamente por eso no debe hacerse de forma precipitada. Poco a poco, hemos ido viendo cómo se han dado nuevos conceptos en el lado de las AAPP en relación con el universo electrónico: e-administración o i-administración, ventanilla única, etc. Sin embargo, ¿estamos preparados para ofrecer a los ciudadanos una ventanilla única en internet?
Si echamos la vista atrás podremos observar que es evidente la gestión informatizada, así como su evolución a finales del siglo XX, donde se empezaban a ver los primeros indicios de gestión de expedientes más o menos completas. Poco a poco, se han ido creando iniciativas para acercar la administración a los ciudadanos con proyectos de gestión y administración electrónica. Y los gestores electrónicos son una de ellas.
En este post queremos compartir contigo qué son y cómo pueden influir en el ahorro de costes de la Administración Pública.
¿Qué es un gestor electrónico?
Depende de su campo de aplicación y contexto, pero, en general, un gestor electrónico trabaja sobre procesos. Imagina por un momento un gestor electrónico que contemple los expedientes de contratación. De esta forma, permitiría cumplir con los requisitos legales sobre contrataciones y licitaciones electrónicas sin la necesidad de renunciar a la usabilidad a la reutilización del trabajo de gestión y sin ser generar nichos de actividad no integrada.
Ahorrar costes en las AAPP
Gracias a la integración de un gestor electrónico, las Administraciones Públicas no solo consiguen cumplir con los requisitos legales, como comentábamos en el anterior párrafo, sino eliminar la duplicidad en sus tareas y una mejora sustancial en la interoperatividad entre las diferentes áreas y servicios. Esto sucede porque este tipo de sistemas se integran perfectamente con una gestión guiada de expedientes que facilita y automatiza los procesos de gestión.
No obstante, quizás, el punto más relevante para las AAPP sea el ahorro de costes, necesario para invertirlos en otros asuntos. Un gestor electrónico proporciona una herramienta que hará innecesaria la compra de aplicaciones costosas de licitación y la asunción de los costes recurrentes de gestión que conllevan las plataformas. Al no tener que afrontar pagos en números de expedientes tramitados, también estaremos contribuyendo al ahorro económico.
El ahorro de costes en el contexto de las Administraciones de España
La Administración Pública es uno de los principales protagonistas en España, no solo en grandes capitales, sino también en los pequeños municipios, supramunicipales, empresas del sector público u otros organismos que, teniendo carácter público, se rigen por lo establecido en la ley 9/2017 de 8 de noviembre (LCSP). No obstante, en un marco coyuntural como el actual, la reducción del gasto público debería ser una de las principales preocupaciones y objetivos, a los que, sin duda, contribuiría la implantación de un gestor electrónico.
Poco a poco, hemos ido viendo cómo se han desarrollado gestores de expedientes encaminados a facilitar a los departamentos una herramienta que posibilita la automatización y la tramitación electrónica de dichos expedientes administrativos. Cualquier ciudadano y AAPP puede beneficiarse al no repercutir en ningún gasto. Los objetivos de este tipo de gestores no solo implican ahorrar, también aspectos tan significativos como estos:
- Facilitar un instrumento que haga posible la automatización y la tramitación electrónica de los expedientes.
- Lograr el derecho de los ciudadanos para que puedan conocer el estado de los expedientes a través de medios electrónicos, sin necesidad de desplazarse o hacer llamadas.
- Integrar la gestión electrónica con una plataforma y otros sistemas, facilitando el proceso de tramitación.
- Aportar un gestor de expedientes con procedimientos listos para ser usados.
¿Estás preparado para dar el paso? ¿Crees que la AAPP en la que trabajas necesita una solución de estas características? Cuéntanoslo.
Antecedentes de la Administración Electrónica
La mejora de los procesos de gestión en la AAPP es un tema en boga, incluyendo las relaciones con sus proveedores (licitación electrónica). Específicamente hablando de este tema, hace un par de años, cuando entró en vigor la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, se dio un paso más en la apuesta por la contratación electrónica. Previamente, ya encontrábamos otro tipo de leyes, como la del 34/2002, que ya definía la contratación electrónica.
Las AAPP deben adaptarse a este contexto para prestar los servicios que demandan los ciudadanos y la sociedad en general. Conoce algunos de los factores que influyen en las iniciativas de actualización:
- Avances tecnológicos que aportan nuevas posibilidades para la información y la comunicación.
- Cambios socioeconómicos.
- Evolución del marco normativo.
- Modificaciones en los campos y enfoques de actuación de las AAPP.
Gracias a las iniciativas como la que hemos descrito a lo largo de este post (gestor electrónico), las Administraciones están logrando reducir sus costes y los plazos de tramitación con los ciudadanos, así como mejorar la seguridad y eliminar la necesidad de introducir la misma información, una y otra vez, en diferentes sistemas.
Otros puntos de mejora son: la disponibilidad (24/7), la facilidad de acceso (desde cualquier dispositivo), ahorrar tiempo (en cualquier lugar), mejora de las notificaciones y requerimientos y simplificar los trámites (no será necesario presentar documentos que ya se han aportado a la AAPP en otras ocasiones).
¿Conoces todas las posibilidades de nuestro gestor electrónico eCiudadano? ¿Ya dispones de una App de relación con el ciudadano? No te lo pierdas.
