Las nuevas tecnologías nos han traído consigo conceptos que nunca antes nos habíamos atrevido a aplicar en su compañía, como ocurre con la inteligencia. Los cambios y la velocidad a la que irrumpen las TIC influyen profundamente en la sociedad y en la mayor parte de las actividades que llevamos a cabo en nuestro día a día. Los ayuntamientos y otras Administraciones Públicas están siendo testigos de ello, de manera que sienten la necesidad de adaptar sus sistemas de gestión.
Ya no hablamos de una mera presencia online, sino de una auténtica transformación digital que debe gestarse en el núcleo de las administraciones y extenderse hacia el resto de la organización.
En este post queremos hablarte de ello.
Las funciones de los ayuntamientos municipales
Como ya sabes, los ayuntamientos son esas organizaciones encargadas de la administración local en los pueblos y ciudades, de manera que tienen una gran responsabilidad sobre la vida en los municipios. El reto de la transformación digital está alcanzando a toda la sociedad, y esta AAPP no podía quedarse atrás en sus funciones. Destacamos las siguientes:
- “Urbanismo: planeamiento, gestión, ejecución y disciplina urbanística”.
- “Medio ambiente urbano: en particular, parques y jardines públicos, gestión de los residuos sólidos urbanos y protección contra la contaminación acústica, lumínica y atmosférica en las zonas urbanas”.
- “Tráfico, estacionamiento de vehículos y movilidad”.
Estas son solo 3 de las decenas de responsabilidades que tienen los ayuntamientos bajo su mando, y por ello queremos hablar de su gestión.
La toma de decisiones en las AAPP
Durante los últimos años, hemos visto cómo las administraciones se han ido dotando de sistemas inteligentes y enfocados en una meta: mejorar la toma de decisiones. Encontraban grandes dificultades a la hora de recopilar datos, analizarlos a tiempo, y tomar decisiones adecuadas en base a ellos. Todo esto, indudablemente, repercutía en la experiencia del municipio.
Los sistemas de gestión electrónica nos aportan la rentabilidad y la competencia necesarias para ser más eficientes en la gestión de las actividades administrativas. ¿Por qué? En estas organizaciones se maneja un amplio volumen de expedientes, cuyo almacenamiento y gestión debe ser de calidad.
En definitiva, la gestión electrónica de los documentos ayuda a los ayuntamientos a mantener su espacio físico, reducir el gasto y el tiempo invertidos en buscar papeles y documentos, entre otras cosas.
Por eso, cada vez son más las administraciones que se unen a plataformas integrales, una decisión absoluta para el resto de sus decisiones.
Las políticas de gestión de documentos electrónicos
La llegada de la gestión electrónica de documentos ha traído la obligada necesidad de establecer políticas de gestión para los ayuntamientos. Sirva de ejemplo el caso de Cartagena, para “establecer el conjunto de los criterios comunes asumidos por el Ayuntamiento, así como documentar los mismos, en relación con la gestión de los documentos y expedientes producidos o custodiados por este”.
El ser humano ha sido diseñado para buscar la mayor comodidad en sus actividades, y la gestión documental electrónica es una prueba más de ello. Las tecnologías nos brindan un sinfín de facilidades para llevar a cabo nuestros proyectos, y por ello son cada vez más las AAPP que lo tienen en cuenta.
Así que, la administración electrónica se ha presentado como un factor de cambio en los ayuntamientos, algo que ha sido impulsado por las nuevas necesidades creadas por los avances de la sociedad.
La información es el principal arsenal con el que contamos, si no ¿por qué crees que nos encontramos en la Era de la Información? Al fin y al cabo, lo que buscamos es gestionar los datos con precisión, comodidad y sin errores.
Con el paso de los años, la normativa se ha ido adaptando a estas necesidades bajo la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y la Ley 40/2015 del Régimen Jurídico del sector Público.
