No podemos hablar del cambio como tal, porque lo que está sucediendo en las Administraciones Públicas, y más concretamente en los ayuntamientos, es la evolución de sus funciones. Nada cambia, todo se transforma.
La digitalización de las tareas en ayuntamientos
La AAPP está viviendo un reto tremendo llamado administración electrónica, pero la sociedad va tomando conciencia de su necesidad poco a poco. Innovar significa atreverse y arriesgar, pero esta transformación no es un mero paso del papel a la pantalla, sino un proceso de reinvención del núcleo de la Administración Pública que requiere un compromiso significativo.
En la actualidad, ya no se trata tanto de saber utilizar las herramientas y maquinarias tradicionales del ayuntamiento, sino de adoptar nuevas soluciones digitales y hacer partícipes a los ciudadanos. Ahora, las AAPP también son responsables de enseñarles a utilizar la sede electrónica y a obtener el certificado digital que facilita su uso. El traslado de información sobre los trámites más frecuentes que realiza la ciudadanía en el ayuntamiento, así como su acceso remoto a través del servicio sede electrónica ahorrarán desplazamientos y, por tanto, gran parte de su tiempo.
Pero para que esto suceda y empiece a florecer una auténtica digitalización, es importante que las AAPP tengan claro que la transformación digital no va sólo de tecnologías, sino también de personas. En los ayuntamientos hay que trabajar el cambio de cultura administrativa, algo que se consigue con asesoramiento de expertos, personas comprometidas y con talento. Pueden crearse sinergias de trabajo que motiven para que los ciudadanos aumenten la confianza y se mejore la imagen que tienen de sus ayuntamientos.
Sin embargo, este tipo de innovación debe ser transversal. Es decir, no podemos pensar en departamentos aislados como hasta ahora (áreas de cultura, educación, urbanismo, festejos, secretaría general, economía y hacienda, fomento y desarrollo, salud y consumo, juventud, medio ambiente, nuevas tecnologías, etc.), sino que debe pensarse en su conjunto. Para todos.
La presencia de un canal de comunicación poco eficaz puede ser uno de los síntomas que indican que hay que iniciar el viaje hacia la transformación digital.
Certificado digital ¿qué es, para qué sirve y cómo obtenerlo?
La mayor parte de la población ya ha escuchado hablar de él en más de una ocasión, pero ¿qué es exactamente y para qué pueden usarlo los ciudadanos? Ahí van las instrucciones:
- ¿Qué es? Se trata de un documento digital que contiene nuestros datos identificativos y que han sido autentificados por un organismo oficial.
- ¿Para qué sirve? Su principal función es identificarnos como personas físicas en internet. Con este certificado podemos realizar distintas operaciones privadas a través de páginas web de instituciones públicas (Registros Mercantiles, Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc.).
- ¿Cómo obtenerlo?
- Entra en la FNMT (*) y haz clic en ‘Obtener certificado digital’.
- Cuando te aparezca la nueva pantalla, selecciona persona física (si eres particular o autónomo) y persona jurídica (si eres empresa).
- Haz clic en ‘Obtener certificado software’ en el desplegable que aparece a la izquierda.
- Haz clic en ‘Solicitar Certificado’.
- Te pedirá tu NIF, escríbelo y envía la petición.
- Te dará un código de solicitud que debes imprimir para presentarlo en la Agencia Tributaria u otro organismo oficial que realice estas acreditaciones de identidad.
- Recibirás el aviso para descargar e instalar tu certificado, que deberá realizarse con el mismo navegador con el que lo pediste, y para descargarlo realizarás todos los pasos anteriores hasta llegar a la opción de certificado software, donde harás clic en ‘Descargar Certificado’. Escribirás tu NIF junto al código de solicitud.
¡Listo!
(*) Nota: Certificado sw para instalarlo en el PC. La AEAT; la SS y el Catastro entre otros son organismos que lo aceptan. En España también disponemos de certificado digital asociado al propio DNI digital con chip. Eso sí, requiere de un dispositivo físico para poder usarlo.
El cambio cultural como gran desafío de la TD en las AAPP
Por muchos aparatos, aplicaciones y tecnologías que instales en el ayuntamiento, la ‘cosa’ no tiene por qué funcionar sin más. Y te vamos a decir por qué. No se trata de ir pegando saltos para demostrar o para aparentar que estamos realizando el cambio, sino de sentirlo, hacerlo también con la mentalidad y detectar los puntos más fuertes y más débiles de las AAPP. Hay que aceptarlo y adaptarnos lo antes posible, nacer en el núcleo y extenderse hacia afuera.
Por eso, 3 pasos que puedes llevar a cabo en tu organismo son: crear el clima de cambio (sensación de urgencia, coalición guía, apoyarse en los demás, pues nadie puede afrontar un reto tan grande en solitario, y desarrollar la visión y la estrategia), comprometer y capacitar tu organismo (comunicar la visión que se tiene del cambio y generar resultados en el corto plazo), e implantar y sostener el cambio (consolidar logros e integrar los nuevos enfoques en la cultura de la Administración).
Vale enfatizar que, por lo general, este proceso transformador no requiere un enfoque de ‘tirarlo todo fuera’, sino seguir contando con las mismas piezas, pero de una forma mucho más ágil y coordinada. Las empresas no son las únicas que deben tomar la iniciativa, las AAPP también, para todos. Porque los líderes digitales tienen un alto umbral de riesgo, pero están dispuestos a tomar decisiones audaces y no necesitan esperar mucho tiempo para empezar a obtener grandes beneficios para los ayuntamientos y la ciudadanía.
eCiudadano: un paso más en las AAPP
Una prueba de la llegada de la transformación digital en los ayuntamientos es el paso hacia una gestión inteligente de la Administración Electrónica. eCiudadano es una plataforma integral compuesta por distintos módulos:
- Gestión de expedientes: Más de 200 procedimientos estructurados.
- Sede electrónica: Portal de contratación.
- Registro de E/S: De conformidad Sicres.
- Secretaría.
Su objetivo es facilitar la implementación de la Administración Electrónica en las entidades locales, asegurando el máximo rendimiento a la inversión en el mínimo plazo, así como el aprovechamiento de la inversión ya realizada con la integración de su plataforma existente.
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