Sin duda, esta es una pregunta que, como directivos o responsables en áreas de innovación u operaciones, deberían hacerse las empresas de distribución eléctrica. La respuesta está en el organismo regulador del sector, que ha establecido normas y reglamentos para la gestión de facturas automatizadas.
En este artículo, hablaremos de cómo gestionar cobros de acuerdo a la normativa con un sistema integral y automatizado. ¡Empezamos!
¿En qué consiste la gestión de facturas en distribuidoras eléctricas?
La administración de facturas en compañías eléctricas constituye un proceso de supervisión y gestión de documentos y datos vinculados a los consumos eléctricos de los clientes. Este proceso abarca la generación y entrega de facturas, el seguimiento de los pagos, la gestión de cobros, la verificación de la precisión de los cargos, su aplicación en los servicios eléctricos, y la supervisión de los niveles de consumo.
Esto se hace para asegurar que los usuarios reciban los cargos exactos por el uso de electricidad. Asimismo, la administración de facturas conlleva la vigilancia continua de los niveles de consumo, con el fin de implementar medidas para mejorar la eficiencia energética.
Considerando que la Comisión Nacional de Energía (CNE) desempeña el papel de organismo regulador para garantizar la competencia en los mercados energéticos, resulta crucial tener presente los tres ámbitos de gestión definidos para las empresas dentro de este sector: calidad del producto, suministro y aspectos comerciales. Esta última incluye aspectos relacionados con la gestión de cobros, como la adecuada medición de los consumos y su facturación.
Ahora bien, ¿qué retos encuentran las empresas eléctricas a la hora de gestionar sus facturas según el organismo regulador y cómo pueden hacer frente?
Retos de las empresas del sector eléctrico
En la actualidad, son muchos los desafíos que afrontan las empresas distribuidoras de electricidad a la hora de gestionar correctamente sus facturas. Nosotros los hemos resumido de la siguiente manera:
- Falta de integración de datos en sus sistemas.
- Corregir posibles irregularidades en la información de nuevas facturas.
- Aumentar la seguridad para evitar la manipulación de contadores, robo de luz y otros tipos de fraude eléctrico.
- Proporcionar la medida del consumo de los contadores.
- Aportar el Código Unificado del Punto de Suministro (CUPS).
- Favorecer el mantenimiento de la instalación en todo momento.
- Resolver posibles incidencias en el suministro.
- Aumentar la automatización y el seguimiento de ficheros de intercambio con el organismo regulador: Red Eléctrica Española y Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC).
- Realizar informes de facturación automatizados, así como contratos, suministro o impuestos.
Sin embargo, realizar cada una de estas tareas por separado puede convertirse en una acción compleja a medida que la distribuidora aumenta su actividad. Por eso, se han desarrollado sistemas de gestión integral totalmente adaptados a las necesidades de estas empresas eléctricas que permiten llevar a cabo facturas automatizadas.
Características de la automatización de facturas en empresas eléctricas
Las facturas automatizadas en empresas eléctricas ofrecen una serie de características clave que mejoran la eficiencia y la precisión en la gestión financiera. Algunas de estas características incluyen:
- Procesamiento rápido y preciso:
La automatización permite el procesamiento rápido de grandes volúmenes de facturas eléctricas, reduciendo errores y aumentando la eficiencia.
- Integración con sistemas existentes:
Se integra fácilmente con los sistemas de contabilidad y gestión existentes, facilitando una transición sin problemas.
- Validación automática:
Realiza validaciones automáticas para garantizar que las facturas cumplan con los requisitos y regulaciones específicas del sector eléctrico.
- Notificaciones y alertas:
Envía notificaciones automáticas sobre vencimientos, pagos pendientes y otros eventos importantes, mejorando la gestión del flujo de trabajo.
- Seguridad y cumplimiento:
Ofrece características de seguridad avanzadas para proteger la información financiera sensible y garantiza el cumplimiento de las normativas de privacidad.
- Generación de informes:
Facilita la generación de informes personalizados para obtener una visión detallada de los gastos, ingresos y tendencias financieras.
Estas características destacan cómo la automatización de facturas puede ser una herramienta valiosa para las distribuidoras eléctricas, ofreciendo eficiencia, precisión y mejoras en la gestión financiera.
Automatiza la gestión de tus facturas en la distribución eléctrica
El gran consejo para mejorar la gestión de cobros en distribuidoras es disponer de un sistema de gestión integral que atienda a las siguientes necesidades:
- Facturación a precio fijo e indexado.
- Generación de facturas en PDF y remesas bancarias.
- Generación automatizada de informes periódicos para la CNMC, MITECO y AEAT.
- Acceso a la oficina virtual del cliente para visualizar y descargar contratos y facturas.
- Utilización del simulador de precios, contratación y generación de facturas, junto con una calculadora de márgenes por cliente.
- Envío de facturas electrónicas y gestión del cobro.
La automatización en la gestión de facturas en la distribución eléctrica proporciona beneficios específicos para este sector: optimización de la logística, monitorización en tiempo real, gestión de clientes, reducción de errores y eficiencia operativa.
SyscomDos es el sistema de gestión integral que reúne todas estas características, y ha sido desarrollado por Grupo Cibernos para hacer superar los retos presentados en este artículo. Si deseas agilizar la gestión de tus facturas mediante las facturas automatizadas, descubre todos los detalles de esta herramienta a continuación.
